Terminologia Arquivística

-    Acervo: Conjunto de documentos de um arquivo.

-    Acesso: Disponibilidade de consulta a documentos e/ou informações neles contidas, variável em função de cláusulas restritivas.

-    Acondicionamento: Ato de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação. / Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

-    Acumulação: Formação progressiva, natural e orgânica do arquivo.

-    Aquisição: Ação formal em que se funda a transmissão de propriedade de documentos de arquivo.

-    Armazenamento: Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em áreas que lhes são destinados.

-    Arquivamento: Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.

-    Arquivista: Profissional de nível superior graduado em Arquivologia ou provisionado pela Lei 6.546, de 04.07.1978.

-    Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas; e por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza do documento; instituição, serviço e/ou setor que visa ao uso, ao tratamento e à preservação de documentos; móvel utilizado para a guarda de documentos.

-    Arquivo Permanente (AP): Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e/ou informativo que devem ser definitivamente preservados.

-    Arquivos Pessoais e Familiares: Arquivos privados resultantes das atividades de pessoas e/ou famílias.

-    Arquivo Privado: Arquivos produzidos por famílias e pessoas físicas e jurídicas de direito privado.

-    Arranjo: As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico.

-    Atendimento ao Público: Função arquivística que consiste em colocar os documentos à disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.

-    Avaliação: O processo pelo qual se determina o valor arquivístico de um conjunto de documentos.

-    Consulta: Ação de examinar ou conhecer um documento.

-    Custódia: Responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade.

-    Dado: Representação mínima de todo e qualquer elemento de caráter cognitivo, passível de ser transferida, processada e interpretada de forma manual ou automática.

-    Data de Acumulação: O período durante o qual foram reunidos, pelo produtor, os documentos da unidade de descrição.

-    Datas-Limites: Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que se indicam as datas de início e término do período abrangido pela documentação.

-    Data de Produção: A data em que foram produzidos os documentos de uma unidade de descrição.

-    Descrição Arquivística: A elaboração de uma representação cuidadosa de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise e organização de qualquer informação, que sirva para identificar o acervo arquivístico e explicar o seu contexto, bem como o sistema de arquivo que o produziu.

-    Direito Autoral: Direito exercido pelo autor ou por seus descendentes sobre suas obras, no tocante à publicação, tradução, venda e reprodução.

-    Divulgação: Função básica das instituições arquivísticas, de tornar os documentos acessíveis e promover sua consulta mediante publicações, exposições, conferências, serviços educativos e outras atividades.

-    Documentos: Conjunto constituído pela informação e seu suporte, o qual pode ser utilizado para consulta ou prova.

-    Documento Audiovisual: Documento produzido e/ou acumulado por pessoa física e/ou jurídica durante o exercício de suas atividades, em cujo suporte são registrados, simultaneamente, som e imagem.

-    Documento Iconográfico: Documento de arquivo apresentado sob a forma de imagem impressa, manuscrita ou fotográfica.

-    Documento sonoro: Documento que contem registro sonoro.

-    Documento Textual: Documento com registros escritos, em suporte papel, incluindo os manuscritos, datilografados ou impressos.

-    Dossiê: Unidade de arquivamento composta de documentos diversos, pertinentes a determinado assunto ou pessoa.

-    Eliminação: Destruição de documentos sem valor para guarda permanente.

-    Fundo: principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos, bem como de mais de uma fonte geradora de arquivos, reunidos pela semelhança de suas atividades, respeitada a proveniência. / Conjunto de documentos, independente da sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa física, família ou instituição no decurso de suas atividades e funções.

-    Guia: Instrumento de pesquisa que oferece uma visão geral do conjunto de fundos e coleções de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou séries e contendo histórico e/ou biografia das instituições e/ou pessoas produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponíveis.

-    História Oral: Técnica de pesquisa que reúne conjuntos de testemunhos orais, provocados ou espontâneos, registrados em discos ou fitas magnéticas e transcritos para pesquisa.

-    Identificação de Documentos: Processo de conhecimento, sistematização e registro das informações contidas nos documentos, visando ao acesso e avaliação dos mesmos.

-    Indexação: Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

-    Informação: Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.

-    Instrumentos de Pesquisa: O termo mais amplo que abarca qualquer descrição ou meio de referência elaborado ou recebido por um serviço de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivístico. / Documentos, publicados ou não, que enumeram e descrevem as diversas unidades de arquivamento de parte ou totalidade de um fundo, com a finalidade de controle e acesso.

-    Inventário: Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, o inventário pode ser sumário ou analítico.

-    Inventário Topográfico: Instrumento de controle que indica a localização física dos dossiês e outros documentos no depósito.

-    Item Documental: A menor unidade arquivística intelectualmente indivisível, por exemplo, uma carta, memorando, relatório, fotografia, registro sonoro.

-    Listagem: Enumeração de documentos com dados identificadores, para fins de controle ou informação.

-    Locação: O depósito ou endereço de um proprietário onde se encontra o acervo arquivístico.

-    Maço: Conjunto de documentos amarrados ou reunidos num mesmo invólucro, formando uma unidade de arquivamento.

-    Notação: Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números, letras ou combinação de números e letras, que permite sua localização nos depósitos de arquivos.

-    Ordenação: Disposição dos documentos de uma série, a partir do elemento convencionado para sua recuperação.

-    Organicidade: Qualidade segundo a qual os arquivos refletem sua estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.

-    Palavra-Chave: Palavra ou grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação.

-    Processo: Unidade documental em que se reúenm oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.

-    Proveniência: A instituição ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou documentos no decurso de suas atividades públicas ou privadas.

-    Recolhimento: operação compulsória de passagem de um conjunto de documentos do depósito de arquivamento intermediário, visando a sua concentração no arquivo permanente, que será acompanhada de termo de recolhimento.

-    Sala de consulta: Área do arquivo onde os usuários examinam os documentos de seu interesse, sob supervisão de arquivistas.

-    Seção: Subdivisão de um fundo contendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou, quanto tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa, cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quanto as necessárias, de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada a primária.

-    Série: Documentos organizados de acordo com o sistema de arquivamento e mantidos como uma unidade, porque resultam de um mesmo processo acumulação ou arquivamento, ou de uma mesma atividade, têm uma forma particular ou devido a qualquer outro tipo de relação derivada do processo de produção, recebimento ou uso. É também conhecida como uma série de documentos.

-    Subsérie: Divisão de uma série, eventualmente utilizada em razão de variantes do tipo documental.

-    Suporte: Material que serve de base às diferentes formas de registro da informação. Exemplos: filme, papel, fita magnética, disco etc.

-    Tabela de Temporalidade: Instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece critérios para microfilmagem e eliminação.

-    Terminologia: Conjunto de termos particulares de uma ciência, de uma arte, de um ofício ou profissão; nomenclatura.

-    Tipologia documental: Estudo dos tipos documentais.

-    Unidade de Arquivamento: Recipiente, invólucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.

-    Usuário: Pessoa que solicita para consulta ou pesquisa, documentos de uma instituição arquivística.